Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung (PIK) e.V. nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Wir verpflichten uns, die Privatsphäre aller Personen zu schützen, die unsere Webseiten nutzen, und evtl. überlassene personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln. Die Daten werden ausschließlich für die jeweils angegebenen Zwecke verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.
Sie können uns unter den in Ziffer 1 und 2 dieser Datenschutzerklärung zur Verfügung gestellten Kontaktdaten kontaktieren.
1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung („EU-DSGVO“) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist das:
Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung (PIK) e.V.
Prof. Dr. Ottmar Edenhofer
Prof. Dr. Johan Rockström
Dr. Bettina Hörstrup
Telegrafenberg A 31
Postfach 60 12 03
D-14473 Potsdam
Telefon: +49(0)331/288-2500
E-Mail: datenschutzanfrage@pik-potsdam.de
Website: https://www.pik-potsdam.de
2. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung (PIK) e.V.
Dr. -Ing. Thomas Nocke
Telegrafenberg A 56
D-14473 Potsdam
Telefon: +49(0)331/288-2626
E-Mail: datenschutz@pik-potsdam.de
3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles
3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei insbesondere erhoben:
- die aufgerufene Adresse (URL);
- die IP-Adresse des anfordernden Rechners;
- das Datum und die Uhrzeit der Anforderung;
- die Beschreibung des verwendeten Webbrowsertyps bzw. des verwendeten Betriebssystems;
- die Adresse (URL) der Webseite, von der aus die Datei angefordert wurde;
- der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.);
- die übertragene Datenmenge.
Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
3.2 Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) EU-DSGVO zur Wahrung der berechtigten Interessen des PIK erforderlich.
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) EU-DSGVO. Zusätzliche Informationen zur Interessenabwägung können Sie gerne unter datenschutz@pik-potsdam.de anfordern.
3.3 Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sechs Monaten der Fall. Eine darüber hinausgehende Speicherung ist anonymisiert möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
3.4 Notwendigkeit zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist jedoch für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich.
Die Nichtbereitstellung von personenbezogenen Daten kann zu Nachteilen für Sie führen. Etwa könnte dies zur Folge haben, dass Sie unsere Dienste nicht erhalten bzw. nutzen können (z. B. kann ein Zugriff auf die Website ggf. nicht möglich sein). Jedoch entstehen Ihnen, soweit nicht anders angegeben, aus der Nichtbereitstellung keine rechtlichen Nachteile.
4. Verwendung von Cookies
4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Unsere Website verwendet keine Cookies.
5. Registrierung für die Veranstaltung
Für die Anmeldung zum Symposium und die Verwaltung der Veranstaltung nutzen wir das Tool „guestoo“ des deutschen Unternehmens „Code Piraten GmbH“. Die Code Piraten GmbH wurde von uns als Auftragsverarbeiter vertraglich nach Art. 28 DS-GVO verpflichtet. Die Server der Firma haben ihren Standort in Deutschland.
Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
5.1 Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung und Datenverarbeitung
labconcepts speichert, ändert, löscht, sperrt und/oder nutzt die erhobenen Daten nur für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung „Kopernikus-Symposium 2024“ (nachfolgend insgesamt „Daten“) und gibt Ihre Daten nur zum Zwecke der Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung an den berechtigten Dritten, konkret das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung (PIK) als Veranstalter, und weitere berechtigte Dritte weiter Die folgenden Daten werden erhoben: Personenbezogene Daten der Teilnehmenden (wie Name, Organisation, E-Mailadresse, Wohnort, Geschlecht). Falls Sie einwilligen, nimmt das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung Sie auf den Verteiler mit Informationen aus dem Ariadne-Projekt auf. Außerdem haben Sie die Möglichkeit auf der Teilnehmendenliste des Kopernikus-Symposiums aufgeführt zu werden. Diese Liste erhalten alle Teilnehmenden am Symposium.
Ihre Daten werden nach der Erhebung bis zum Abschluss des Auftrags gespeichert.
5.2 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage der Einwilligung
Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 5, 7 DS-GVO.
Verarbeitung zum Zweck der Organisation, Durchführung und Nachbereitung des Kopernikus-Symposiums 2024
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Fachveranstaltung verarbeiten, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO als Rechtsgrundlage.
Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses
Rechtsgrundlage für Direktwerbungszwecke kann bei Vorliegen unserer berechtigten Interessen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DS-GVO darstellen. Das hierbei von uns verfolgte berechtigte Interesse beruht insbesondere darauf, Ihre Anfragen per E-Mail, Telefon und/oder Fax beantworten zu können sowie im Rahmen der Veranstaltung Bild- und Videoaufnahmen zu machen.
Rechtsgrundlage für Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit der Geltendmachung, der Ausübung oder der Verteidigung von Rechtsansprüchen ist ebenfalls unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DS-GVO.
5.3 Weitergabe der Informationen an Dritte
labconcepts gibt die erhaltenen Informationen ausschließlich in dem im Folgenden beschriebenen Umfang an Dritte weiter: Zwecks Unterstützung bei der Veranstaltungsdurchführung werden Ihre Daten an externe Personen, welche sich gemeinsam mit labconcepts um die Veranstaltungsdurchführung kümmern, weitergegeben. Hierbei handelt es sich um den Unterauftragnehmer Guestoo, um Personen, die am Veranstaltungsort mit der Einlasskontrolle beauftragt sind. Alle Auftragnehmer des Veranstalters werden vertraglich verpflichtet, unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften und entsprechend der Vorgaben, sorgfältig mit den personenbezogenen Daten umzugehen und sie weder zu eigenen Zwecken zu verwenden noch an Dritte weiterzugeben. Eine Übermittlung oder Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten außerhalb der EU durch labconcepts findet nicht statt.
5.4 Datenverarbeitung via Tool „guestoo“
Für die Anmeldung zum Symposium und die Verwaltung der Veranstaltung nutzen wir das Tool „guestoo“ des deutschen Unternehmens „Code Piraten GmbH“. Die Code Piraten GmbH wurde von uns als Auftragsverarbeiter vertraglich nach Art. 28 DS-GVO verpflichtet. Die Server der Firma haben ihren Standort in Deutschland.
6. E-Mail-Kontakt
6.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Es ist eine Kontaktaufnahme über verschiedene bereitgestellte E-Mail-Adressen (z.B. ariadne-geschaeftsstelle@pik-potsdam.de) möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des E-Mail-Senders gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.
6.2 Rechtsgrundlage und Zweck für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) EU-DSGVO, nämlich der Kontakt per E-Mail. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) EU-DSGVO.
Zweck der Datenverarbeitung ist die Korrespondenz mit Ihnen.
6.3 Dauer der Speicherung
Soweit wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, um Ihr Anliegen zu bearbeiten, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht. Dies ist in der Regel mit dem Ende der Konversation mit Ihnen der Fall, es sei denn, es lässt sich nach den Umständen entnehmen, dass der konkrete Sachverhalt noch nicht abschließend geklärt ist (z.B. bei fortlaufender Bearbeitung Ihrer Anfrage oder um potentielle Konflikte zu klären).
6.4 Notwendigkeit zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung dieser Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Diese Daten benötigen wir jedoch, um eine Kommunikation mit Ihnen zu führen. Die Nichtbereitstellung dieser Daten kann unter Umständen dazu führen, dass wir die die Konversation mit Ihnen nicht fortführen können. Jedoch entstehen Ihnen, soweit nicht anders angegeben, aus der Nichtbereitstellung keine rechtlichen Nachteile.
7. Einsatz von Matomo
7.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wir nutzen Matomo, um das Surfverhalten der Besucher unserer Website zu analysieren. Dafür wenden wir die Logdatei-Analyse von Matomo an.
Werden einzelne Seiten dieser Website besucht, werden insbesondere die folgenden Daten gespeichert:
- die aufgerufene Adresse (URL);
- Ihre IP-Adresse (anonymisiert und maskiert, damit ist keine Geolokalisierung möglich);
- das Datum und die Uhrzeit der Anforderung;
- die Beschreibung des verwendeten Webbrowsertyps bzw. des verwendeten Betriebssystems.
Matomo ist eine Opensource-Software, die ausschließlich auf den Servern von domainfactory GmbH, Oskar-Messter-Str. 33, 85737 Ismaning betrieben wird. Statistische Daten werden in aggregierter und anonymer Form an den Mittelgeber des Projekts weitergegeben.
Nach der Erhebung Ihrer IP-Adresse wird diese anonymisiert. Auf diese Weise kann die IP-Adresse ihnen nicht mehr zugeordnet werden.